Fazendo menos: 7 maneiras de simplificar sua lista de tarefas

Recentemente, senti-me sobrecarregado com minhas listas cada vez maiores de tarefas no trabalho. Quando começo a me sentir sobrecarregado – e o início do esgotamento se aproxima – sei que é hora de simplificar minhas listas de tarefas e desacelerar. Talvez você possa se identificar? Hoje, vou compartilhar sete maneiras de simplificar minhas listas de tarefas para obter maior eficiência. Fazer menos significa mudar hábitos , abraçar momentos de silêncio e desacelerar . Se você tem tarefas que parecem cansativas, espero que essas ideias o ajudem. 

A arte de fazer menos: 7 maneiras de simplificar sua lista de tarefas

1. Mantenha sua lista de tarefas curta

Com mais de 15 itens na minha lista de tarefas, ela se tornou muito longa, cansativa e uma fonte de estresse. Fazer menos parecia impossível. Para resolver isso, fiz a transição de listas em papel para notas digitais em meu aplicativo Notas . Como trabalho com dois clientes, dividi minhas listas em dois documentos separados. Mais importante ainda, comprometi-me a elaborar pequenas listas diárias. Não é possível concluir 20 tarefas por dia para cada um dos meus clientes, mas posso concluir de 3 a 4 tarefas por dia. 

2. Experimente “A Matriz de Eisenhower”

Priorizar as tarefas de acordo com o prazo me ajuda a focar durante o dia e tenho menos probabilidade de procrastinar. Este método é semelhante a uma ferramenta chamada “Matriz de Eisenhower”.  A equipe Asana explicou que esta ferramenta é “uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que ajuda a organizar e priorizar tarefas por urgência e importância. Usando a ferramenta, você dividirá suas tarefas em quatro caixas com base nas tarefas que fará primeiro, nas tarefas que agendará para mais tarde, nas tarefas que delegará e nas tarefas que excluirá.” 

3. Divida as tarefas em pequenas etapas

Normalmente, escrevo três propostas de financiamento por mês para meu cliente. É útil dividir cada proposta em etapas menores, como “finalizar a descrição da organização na narrativa” ou “preencher a seção de despesas no orçamento do projeto”. Ao concentrar-se em pequenas tarefas todos os dias, concluir uma proposta de financiamento – ou qualquer projeto – é menos cansativo. 

4. Fazer menos é mais fácil com prazos realistas

Definir prazos realistas é uma forma de evitar o estresse e o esgotamento. Caso contrário, acabo com muitas tarefas para concluir em um período muito curto. Além disso, se um prazo tem alguma flexibilidade, tento adotá-lo; especialmente ao colaborar com uma equipe. 

5. Use uma ferramenta ou aplicativo digital

Adoro planejadores e diários de papel. No entanto, o papel nem sempre é propício para a realização de projetos em equipe. Como mencionei acima, comecei a utilizar listas de tarefas digitais e aplicativos como o Asana. As ferramentas digitais têm ótimos recursos como lembretes, notificações e são sincronizadas entre dispositivos. Além disso, as ferramentas me ajudam a me manter organizado em casa e quando viajo. 

6. Revise e atualize listas de tarefas regularmente

Antes de começar a trabalhar pela manhã, reviso minhas listas de tarefas. Essa rotina envolve remover e adicionar tarefas às minhas listas e ajustar minhas prioridades conforme necessário. Revisões regulares de minhas listas de tarefas me ajudam a manter o foco e tenho menos probabilidade de perder prazos. Além disso, é importante refletir sobre o que está funcionando bem e o que não está funcionando bem. Estou sempre aprendendo coisas novas, por isso reflexões regulares me permitem adaptar minha abordagem a projetos pessoais e de trabalho. 

7. Pratique o bloqueio de tempo

Bloquear meu tempo durante o dia me ajudou a desacelerar e me concentrar em tarefas específicas. Veja como implemento o bloqueio de tempo: começo revisando minha lista de tarefas, selecionando uma tarefa e dedicando um período de tempo específico para trabalhar nela. Por exemplo, quando estou escrevendo um artigo, normalmente reservo um bloco de 2 horas para escrever. Dentro desse bloco, escrevo por 30 minutos e depois faço uma pausa de 5 minutos para os movimentos. Repito esse ciclo até que o bloco de 2 horas seja concluído. Esse método me mantém alerta e engajado em meu trabalho e tem sido uma ótima maneira de simplificar minha vida profissional.

Dica bônus: mantenha uma “lista de tarefas concluídas” 

Às vezes termino meu dia de trabalho com a sensação de que não fiz nada. Logicamente, sei que isso não é verdade. Posso não marcar tudo da minha lista de tarefas, mas isso não nega o progresso que fiz durante o dia. Para evitar esse sentimento, comecei a manter uma “lista de tarefas concluídas”. “Uma lista de tarefas concluídas ou lista de tarefas reversa é uma lista de coisas que você realiza. Você pode achar que funciona melhor escrever uma lista de tarefas concluídas no final do dia, mas minha preferência é começar a trabalhar em uma lista logo pela manhã e continuar acrescentando-a ao longo do dia. Você pode começar com uma folha de papel em branco ou uma nova nota em seu telefone e fazer uma anotação cada vez que concluir uma tarefa ou realizar algo – seja grande ou pequeno”, diz o escritor Nandini Maharaj . Manter uma “lista de tarefas concluídas” melhora o humor porque me ajuda a comemorar minhas realizações, como levantar pesos, lavar roupa, levar adiante projetos de trabalho e muito mais. 

Recursos para ajudá-lo a se engajar na arte de fazer menos.

Como disse Cal Newport : “Lento é simplesmente melhor. Acho que as pessoas também estão prontas para isso.” Tente incorporar uma ou duas das dicas que compartilhei acima em sua rotina. Isso o ajudará a desacelerar, fazer menos, comemorar suas conquistas e simplificar suas listas de tarefas.